Wie kann ich E-Rechnungen erstellen und versenden?
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2027 wird es zudem verpflichtend, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Doch wie erstellt man E-Rechnungen und welche Tools sind dafür notwendig? Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Schritte zur Erstellung und zum Versand von E-Rechnungen und stellt praktische Lösungen wie PDFMAILER von gotomaxx vor, die den Prozess vereinfachen.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen, die manuell bearbeitet werden müssen, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die von ERP- oder Buchhaltungssystemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können. Die gängigsten Formate in Deutschland sind:
- ZUGFeRD: Kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten.
- XRechnung: Ein reines XML-basiertes Format, das in der Kommunikation mit Behörden verwendet wird.
Diese Formate sorgen für eine effiziente und fehlerfreie Rechnungsverarbeitung.
Wie kann ich E-Rechnungen erstellen und versenden?
2. Voraussetzungen für die Erstellung von E-Rechnungen
Um E-Rechnungen zu erstellen, benötigen Unternehmen die entsprechende Software. Einige ERP-Systeme bieten bereits diese Funktionalität, aber für Unternehmen, deren ERP-System nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen, oder für diejenigen, die ihre Rechnungen in Word oder Excel erstellen, gibt es spezialisierte Tools wie PDFMAILER von gotomaxx.
ERP-Systeme und E-Rechnungen
ERP-Systeme bieten umfassende Funktionen zur automatischen Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese Systeme übernehmen Rechnungsdaten aus den Geschäftsvorgängen des Unternehmens und konvertieren sie in das geforderte Format (ZUGFeRD oder XRechnung). Der PDFMAILER von gotomaxx kann den Druckjob automatisiert über Parameter auslesen und die E-Rechnung entsprechend verarbeiten. Dies geschieht weitgehend automatisiert und sorgt dafür, dass der Rechnungsprozess effizient abläuft. Unternehmen, die ein ERP-System verwenden, können diesen Weg wählen, um ihre E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Rechnungserstellung mit Word oder Excel
Viele kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe erstellen ihre Rechnungen noch immer in Word oder Excel. Diese Formate sind jedoch nicht ausreichend, um den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 zu entsprechen. Hier kommt eine Software wie PDFMAILER von gotomaxx ins Spiel. PDFMAILER ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen, die in Word oder Excel erstellt wurden, automatisch in die geforderten E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu konvertieren. Dadurch können Unternehmen weiterhin in ihren gewohnten Programmen arbeiten, während PDFMAILER die Konvertierung und den Versand der Rechnung übernimmt.
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen
Schritt 1: Erstellung der Rechnung E-Rechnungen erstellen und versenden?
Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Word, Excel oder einem ERP-System. Geben Sie dabei alle relevanten Informationen ein:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Empfänger der Rechnung
- Rechnungsnummer und Datum
- Detaillierte Beschreibung der Leistung oder Produkte
- Umsatzsteuerbetrag und Gesamtbetrag
- E-Rechnungsnotwendige Daten
Schritt 2: Konvertierung in das richtige Format – Wie kann ich E-Rechnungen erstellen und versenden?
Mit PDFMAILER wird die Rechnung automatisch in das ZUGFeRD- oder XRechnung-Format konvertiert. Dies erfolgt ohne manuelle Eingriffe und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Schritt 3: Versand der E-Rechnung
Die E-Rechnung kann per E-Mail, über Dokumentenportale oder PEPPOL versendet werden. PDFMAILER bietet Multichannel-Versand und sorgt dafür, dass die Rechnung sicher und im richtigen Format übermittelt wird.
Schritt 4: Automatisierte Verarbeitung beim Empfänger
Beim Empfang kann die E-Rechnung automatisch in das ERP-System oder die Buchhaltung eingelesen und verarbeitet werden. Mehr siehe: Blogbericht
4. Vorteile der KI-gestützten Funktionalität von PDFMAILER
PDFMAILER bietet nicht nur die Konvertierung von Rechnungen, sondern auch KI-gestützte Funktionen, die den Rechnungsprozess weiter optimieren.
Automatische Datenerfassung
Die KI erkennt automatisch wichtige Informationen wie Rechnungssteller, Gesamtbetrag und Umsatzsteuer und ordnet sie den richtigen Feldern zu. Das reduziert manuelle Eingriffe und das Risiko von Fehlern.
Lernfunktion der KI
Mit jeder neuen Rechnung lernt die KI von PDFMAILER dazu, sodass wiederkehrende Rechnungen schneller und effizienter verarbeitet werden können.
5. Fazit: Erstellen und Versenden – Optimierung des E-Rechnungsprozesses mit PDFMAILER
Wie kann ich E-Rechnungen erstellen und versenden?
Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen sind ab 2027 nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Mit der richtigen Softwarelösung wie PDFMAILER von gotomaxx können Unternehmen diesen Prozess einfach und effizient gestalten, ohne ihre gewohnten Arbeitsweisen ändern zu müssen.
PDFMAILER konvertiert Rechnungen automatisch in die vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD oder XRechnung, ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und sorgt durch KI-gestützte Funktionen für eine fehlerfreie und schnelle Verarbeitung der Rechnungen. Unternehmen können so sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig ihre Arbeitsprozesse optimieren.
Gotomaxx bietet mit PDFMAILER eine umfassende Lösung, die sich flexibel in bestehende Systeme integrieren lässt und Unternehmen dabei hilft, den Übergang zur E-Rechnungspflicht ab 2025 reibungslos zu meistern.
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