Wie funktioniert die Umwandlung in ZUGFeRD oder XRechnung mit PDFMAILER?
Mit der E-Rechnungspflicht, die ab 2027 für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland gilt, wird es notwendig, Rechnungen nicht nur in Papierform, sondern auch in elektronischen, maschinenlesbaren Formaten zu erstellen. Die zwei wichtigsten Formate, die dabei verwendet werden, sind ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate erleichtern den automatisierten Datenaustausch und die Verarbeitung von Rechnungen in ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware. Aber wie genau funktioniert die Umwandlung einer herkömmlichen Rechnung in eines dieser Formate?
Eine effiziente und einfach zu handhabende Lösung bietet hier der PDFMAILER Druckertreiber von gotomaxx. Er ermöglicht es, Rechnungen, die beispielsweise in Word, Excel oder einem ERP-System erstellt wurden, einfach und schnell in das gesetzlich geforderte Format zu konvertieren. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, wie diese Umwandlung funktioniert und wie der Druckertreiber den Prozess erheblich vereinfacht.
Was ist ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Dieses hybride Format kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten. Es ist besonders praktisch, weil es sowohl für den menschlichen Betrachter als auch für automatisierte Systeme leicht zu verarbeiten ist.
XRechnung: Dieses rein maschinenlesbare Format enthält keine visuelle Darstellung, sondern ist vollständig in XML strukturiert. Die Verwendung liegt vor allem in der Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungen und ist in Deutschland das Standardformat für E-Rechnungen an Behörden.
Die Rolle des PDFMAILER Druckertreibers
Der PDFMAILER Druckertreiber von gotomaxx ist ein vielseitiges Tool, das den Prozess der Umwandlung von herkömmlichen Rechnungen in ZUGFeRD– oder XRechnung-Formate vollständig automatisiert. Hier ist, wie der Prozess im Detail funktioniert:
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Erstellung der Rechnung
Zunächst erstellt der Nutzer eine Rechnung in einer gängigen Anwendung wie Word, Excel oder einem ERP-System. Diese Rechnung wird wie gewohnt mit allen relevanten Informationen erstellt, einschließlich Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
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Druck der Rechnung mit PDFMAILER
Anstatt die Rechnung direkt zu drucken, wählt der Nutzer den PDFMAILER Druckertreiber aus. Der Druckertreiber agiert wie ein virtueller Drucker und verarbeitet die Rechnung so, als würde sie gedruckt werden. Dabei werden die Daten im Hintergrund erfasst und für die Konvertierung in das entsprechende E-Rechnungsformat vorbereitet.
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Automatische Umwandlung in ZUGFeRD oder XRechnung
Während des Druckvorgangs übernimmt der PDFMAILER Druckertreiber die Konvertierung der Rechnung in das gewünschte Format. Wenn der Nutzer sich für ZUGFeRD entscheidet, wird die Rechnung als lesbares PDF erstellt, in dem die maschinenlesbaren XML-Daten eingebettet sind. Wenn XRechnung gewählt wird, wird eine reine XML-Datei erzeugt. In beiden Fällen erfolgt die Umwandlung vollständig automatisiert, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte notwendig sind.
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Prüfung und Anpassung (optional)
Der PDFMAILER Druckertreiber bietet auch die Möglichkeit, die erzeugte E-Rechnung zu überprüfen, bevor sie versendet wird. Insbesondere bei der Verwendung von ZUGFeRD kann der Nutzer das erzeugte PDF einsehen und sicherstellen, dass alle Daten korrekt und vollständig sind.
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Versand der E-Rechnung
Nach der erfolgreichen Umwandlung in das E-Rechnungsformat kann die Rechnung direkt aus dem PDFMAILER per E-Mail, über Dokumentenportale oder über PEPPOL versendet werden. Der Multichannel-Versand ermöglicht es Unternehmen, die gewünschte Zustellmethode zu wählen und sicherzustellen, dass die Rechnung den Empfänger auf dem richtigen Weg erreicht.
Vorteile des PDFMAILER Druckertreibers
- Automatisierung des gesamten Prozesses: Der PDFMAILER übernimmt die Konvertierung, Prüfung und den Versand der E-Rechnung in einem Schritt. Der Prozess ist dadurch erheblich vereinfacht und beschleunigt.
- Integration in bestehende Systeme: Der Druckertreiber lässt sich nahtlos in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integrieren. So sind keine aufwendigen Systemumstellungen notwendig.
- Rechtskonformität und Sicherheit: Mit PDFMAILER stellen Unternehmen sicher, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und revisionssicher archiviert sind.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienung des PDFMAILER Druckertreibers erfordert keine speziellen IT-Kenntnisse. Rechnungen werden direkt aus bekannten Programmen wie Word oder Excel in das richtige Format konvertiert.
Fazit zur Umwandlung in ZUGFeRD oder XRechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 im Rechnungseingang und ab 2027 im Rechnungsausgang ist eine Herausforderung, bietet aber auch die Chance, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Mit dem PDFMAILER Druckertreiber von gotomaxx wird die Umwandlung von Rechnungen in ZUGFeRD– und XRechnung-Formate zum Kinderspiel. Durch die einfache Integration, Automatisierung und Multichannel-Versandoptionen ist PDFMAILER eine ideale Lösung für Unternehmen, die sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten möchten.
Mit PDFMAILER können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen gesetzeskonform erstellt, verarbeitet und versendet werden – und das auf eine effiziente und benutzerfreundliche Weise.
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