Muss ich Rechnungen, die ich als E-Rechnung versendet habe, archivieren?
Die Rechnung wurde versendet, doch was nun?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stellt sich für Unternehmen eine neue Herausforderung: die ordnungsgemäße Archivierung. Doch muss man E-Rechnungen archivieren? Eine revisionssichere Archivierung bietet ein einheitliches System, das dafür sorgt, dass Rechnungen sicher und gesetzeskonform gespeichert werden – und das über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinaus.
Rechtliche Pflichten zur Archivierung von E-Rechnungen
In Deutschland müssen alle steuerlich relevanten Dokumente, einschließlich E-Rechnungen, für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Umsatzsteuergesetz und die Abgabenordnung legen fest, dass Rechnungen in einer „ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Weise“ archiviert werden müssen. Besonders wichtig ist, dass E-Rechnungen in einem Format gespeichert werden, das eine vollständige und unveränderbare Speicherung ermöglicht. Das bedeutet, dass Unternehmen auf revisionssichere Archivierung achten müssen, um im Falle einer Steuerprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzungen vorbereitet zu sein.
Erfahren Sie mehr über die Dauer der Aufbewahrung in dem Artikel „Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?“
Vorteile der digitalen Archivierung für Unternehmen
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Mit einer digitalen Archivierung erfüllen Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Rechnungen.
- Effizienzsteigerung: Digitale Archivierung erleichtert das schnelle Auffinden von Rechnungen und reduziert den manuellen Aufwand.
- Kostenersparnis: Kein Papier, keine Druckkosten und keine Lagerung – Unternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern auch Kosten.
- Erhöhte Sicherheit: E-Rechnungen sind vor Verlust und Manipulation geschützt und können sicher und zuverlässig aufbewahrt werden.
Wollen Sie mehr über die Sicherheit der E-Rechnung erfahren? Hier geht’s zu weiteren Informationen.
Veränderungen in der Arbeitsweise durch die Archivierung von E-Rechnungen
Die Einführung einer revisionssicheren Archivierung erfordert, dass Unternehmen ihre Arbeitsprozesse anpassen. Dazu gehören:
- Automatisierung der Archivierung: Rechnungen werden automatisch gespeichert, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind.
- Schulung der Mitarbeiter: Ein Verständnis für die rechtlichen Anforderungen und den Umgang mit Archivierungslösungen wird notwendig.
- Integration in bestehende Systeme: Archivierungslösungen müssen nahtlos in die ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden.
Die Lösung von gotomaxx: revisionssichere Archivierung mit PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV
Die gotomaxx bietet mit PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV eine effiziente Lösung zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen. Diese Lösung ist nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrierbar und sorgt dafür, dass E-Rechnungen im richtigen Format erstellt und sicher archiviert werden.
Vorteile von PDFMAILER.ARCHIV:
- Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Lagerung werden Ressourcen und Kosten gespart.
- Sichere, gesetzeskonforme Dokumentation: E-Rechnungen werden manipulationssicher gespeichert und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
- Blitzschneller Zugriff: Rechnungen sind innerhalb von Sekunden auffindbar, was die Effizienz erheblich steigert.
- Langfristige Aufbewahrung: Die Lösung gewährleistet die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von E-Rechnungen für mindestens 10 Jahre.
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Fazit
Die Archivierung von E-Rechnungen ist nicht nur gesetzlich erforderlich, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und rechtliche Risiken zu minimieren. Mit gotomaxx und seiner Lösung PDFMAILER.ARCHIV können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden – schnell, sicher und kostengünstig.
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