E-Rechnung und Steuerrecht: Diese Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen

Die E-Rechnung wird zunehmend zur Pflicht für Unternehmen in Deutschland und Europa. Doch neben der technischen Umsetzung stellt vor allem das Steuerrecht eine Herausforderung dar. In diesem Artikel erfahren Sie, welche steuerlichen Anforderungen Sie erfüllen müssen, um rechtssicher mit der E-Rechnung zu arbeiten.

Gesetzliche Grundlagen der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist nicht einfach eine digitalisierte Rechnung (z. B. ein PDF), sondern muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Zu den wichtigsten Regelungen gehören:

1. Umsatzsteuergesetz (UStG)

Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten. Nur wenn diese Angaben vollständig und korrekt sind, kann der Empfänger der Rechnung den Vorsteuerabzug geltend machen.

Pflichtangaben einer steuerkonformen E-Rechnung:

Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung und Lieferzeitraum
Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Gesamtrechnungsbetrag

Lernen sie mehr über die Pflichtfelder in dem Artikel BT Felder und ihre Bedeutung für die E-Rechnung

2. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)

Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten müssen jederzeit gewährleistet sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen nicht nachträglich manipuliert werden können und eine revisionssichere Archivierung erfolgt.

Archivierungspflichten gemäß GoBD und § 147 AO:

Aufbewahrungsfrist: Mindestens 10 Jahre
Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nachträglich nicht geändert werden
Zugriffsmöglichkeit: Die Finanzbehörden müssen jederzeit auf die Rechnungen zugreifen können
Format: E-Rechnungen müssen in einem maschinenlesbaren Format archiviert werden (z. B. XML, XRechnung)

Erfahren Sie alles über die Archivierung von E-Rechnungen!

3. EU-Richtlinie 2014/55/EU

Diese Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format entgegenzunehmen. Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD wurden entwickelt, um eine einheitliche und maschinenlesbare Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Besonders Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, müssen darauf achten, dass ihre Rechnungen diesen Anforderungen entsprechen.

Alles zur Harmonisierung der E-Rechnung in der EU erfahren Sie hier!

Steuerliche Risiken und Fehler vermeiden

Unternehmen müssen darauf achten, dass ihre E-Rechnungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Häufige Fehler sind:

Fehlende Pflichtangaben, wodurch der Vorsteuerabzug verweigert werden kann
Nicht korrekte Archivierung, was zu Nachzahlungen führen kann
Fehlende technische Integrität, wenn Rechnungen nachträglich verändert werden können
Falsches Rechnungsformat, das nicht den GoBD-Anforderungen entspricht

Umsetzung in der Praxis

Damit Unternehmen steuerlich konforme E-Rechnungen ausstellen können, sollten sie:

Geeignete Software nutzen – Setzen Sie eine E-Rechnungs-Software ein, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die gotomaxx-Lösung bietet eine zuverlässige Software, die gängige Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
Pflichtangaben prüfen – Nutzen Sie die interne BT-Felder Liste von gotomaxx, um eine verständliche Übersicht aller Pflichtangaben zu haben und sicherzustellen, dass jede Rechnung vollständig und korrekt ist.
Revisionssichere Archivierung gewährleisten – Mit PDFMAILER.ARCHIV archivieren Sie Ihre Rechnungen sicher und unveränderbar, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten problemlos erfüllt werden.
Interne Prozesse optimieren – Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den steuerlichen Anforderungen, denn die kostenlosen Webinare von gotomaxx bieten wertvolle Informationen und Hilfestellungen für Ihre Teams.
Regelmäßige Compliance-Kontrollen durchführen – Überprüfen Sie Ihre E-Rechnungsprozesse kontinuierlich und passen Sie sie bei gesetzlichen Änderungen an. Mit den Lösungen von gotomaxx sind Sie bestens gerüstet, um steuerliche Anforderungen einzuhalten.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung bringt steuerliche Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen, um Bußgelder oder den Verlust des Vorsteuerabzugs zu vermeiden. Eine professionelle Software und eine saubere Archivierung sind der Schlüssel zur steuerlichen Compliance.

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