In der Welt des Handels bildet ein ERP oder Warenwirtschaftssystem das Herzstück jedes Unternehmens. Kundendaten, Preise, Produkte, Bestellungen, Rechnungen – alle relevanten handelsspezifischen Informationen werden hier verwaltet und wichtige Dokumente von Angeboten bis Lieferscheinen erstellt. Häufig werden individuelle Rabatte in der Kundendatei festgehalten.
Doch wie lässt sich problemlos auf ein digitales Versandsystem wie PDFMAILER umstellen, ohne aufwändige Übertragungen von Kundendaten oder im Warenwirtschaftssystem erstellten Dokumenten?
Die Lösung ist denkbar einfach: Eine Druckertreibertechnologie, die das Warenwirtschaftssystem nahtlos mit dem PDFMAILER verbindet.
Installation und Rollout im Netzwerk
Der scheinbar komplexe Schritt, das Warenwirtschaftssystem mit dem Versand zu verknüpfen, gestaltet sich unkompliziert. Die Verknüpfung erfolgt praktisch von selbst, denn der PDFMAILER installiert sich wie ein Druckertreiber. Wer zuvor aus dem Warenwirtschaftssystem heraus drucken konnte, kann nach der Installation auch direkt aus dem System heraus PDFs erstellen und verschlüsselt per E-Mail-Anhang versenden. Zudem bietet der PDFMAILER verschiedene Optionen wie die Bereitstellung von Dokumenten in einem Portal oder den Versand per Hybridpost. Die Installation kann sowohl für Einzelarbeitsplätze als auch von der IT im Netzwerk durchgeführt werden.
Versandwege spielend einfach steuern
Die Auswahl des Versandwegs gestaltet sich genauso unkompliziert wie die Installation des PDFMAILERS. Per „Multiple Choice“ kann der Büromitarbeiter entscheiden, ob das Dokument als E-Mail-Anhang versendet, per Hybridpost verschickt, in einem Portal bereitgestellt oder klassisch ausgedruckt werden soll. Sogar die bevorzugte Versandart pro Kunde lässt sich hinterlegen.
Mit nur einem Klick können weitere Optionen wie der Versand als Standardbrief oder Einschreiben gewählt werden. Das Programm zeigt direkt anfallende Kosten für den Versand und andere Details an, inklusive der Möglichkeit, Internetmarken direkt zu kaufen. Selbst das Ausdrucken von Marken für Pakete und Warenpostsendungen ist möglich. Das Dokument kann direkt aus dem Warenwirtschaftssystem über den PDFMAILER in der Dropbox abgelegt, per FTP übertragen oder ausgedruckt werden. Sogar die Veröffentlichung in sozialen Medien wie Facebook oder Twitter ist aus dem PDFMAILER heraus machbar.
Einfacher Versand durch Workflows
Durch die Verwendung von Workflows wird der Versand noch einfacher. Mithilfe kundenspezifischer Steuerzeichen lässt sich der Versandweg festlegen und der gesamte Prozessablauf pro Kunde steuern. Der Workflow wird im System hinterlegt, und der PDFMAILER wählt automatisch die eingestellte Versandart beim nächsten Versand aus. Selbst bei verschiedenen Versandarten pro Kunde lassen sich Massenaussendungen über den Workflow effizient umsetzen.
ZUGFeRD und E-Rechnung im Fokus
Zusätzlich zur nahtlosen Integration von PDFMAILER und Warenwirtschaftssystemen bietet die Symbiose auch Möglichkeiten für eine effiziente Abwicklung von ZUGFeRD und E-Rechnungen im Rechnungsausgang. Die Archivierung inklusive Rechnungseingangsverarbeitung wird so Teil dieser perfekten Verbindung. Kundenspezifische Einstellungen und Workflows ermöglichen eine präzise Steuerung der Prozesse, sowohl im Versand als auch in der Archivierung.
Einfache Integration in viele ERP-Systeme
Vorbereitete Datenmappings sind für ERP-Lösungen von SAP, Microsoft Navision, Microsoft Dynamics Business Central, SoftENGINE ERP-SUITE und viele andere verfügbar. Die Integration wurde erfolgreich mit Systemen wie SAGE, Mention, AP Plus und anderen getestet.
Das Fazit
Der PDFMAILER geht mit jedem Warenwirtschaftssystem eine Symbiose ein und vereinfacht den Versand erheblich. Die Bedienung ist so simpel wie die Druckfunktion, was Zeit, Geld und Ressourcen spart. Durch Workflows lassen sich Prozesse sogar automatisieren. Ein modernerer Versand von Geschäftspost ist kaum vorstellbar!
