Die größten Fehler bei der Umstellung zur E-Rechnung – und wie Sie sie vermeiden
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt viele Vorteile: Effizienz, weniger Fehler und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Doch die Einführung ist nicht ohne Tücken. Viele Unternehmen tappen in die gleichen Fallen. Damit Ihnen das nicht passiert, zeigen wir die sechs häufigsten Fehler – und wie Sie sie umgehen.
Die 6 größten Fehler bei der E-Rechnung-Umstellung
1. Zu spät starten: Der Zeitdruck-Falle entgehen
Wer die Digitalisierung des Rechnungswesens hinauszögert, riskiert, in Zeitnot zu geraten. Besonders wenn gesetzliche Fristen für die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen näher rücken, kann es eng werden. Die Folge: Fehlerhafte Implementierungen und gestresste Teams. Auch wenn Ihr Unternehmen bereits gut für den Empfang von E-Rechnungen aufgestellt ist, wird ab 2028 auch der Versand für alle Firmen gesetzlich verpflichtend sein. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Umstellung, um ausreichend Zeit für die Integration in Ihre Prozesse und IT-Systeme zu haben – und sich gleichzeitig als Vorreiter am Markt zu positionieren.
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2. Manuelle Prozesse beibehalten: Automatisierung konsequent nutzen
Der größte Vorteil der E-Rechnung ist die Automatisierung. Wer jedoch weiterhin Belege manuell bearbeitet, verschenkt Potenzial und läuft Gefahr, Fehler zu machen. Beispielsweise können Tippfehler, Zahlendreher oder das Übersehen von Rechnungspositionen leicht passieren. Besonders kritisch sind Medienbrüche, also der Wechsel zwischen digitalen und analogen Prozessen, wie etwa der Ausdruck einer elektronischen Rechnung zur händischen Prüfung. Solche Brüche verlangsamen den Workflow, erhöhen die Kosten und gefährden die Datenqualität.
3. Archivierung vernachlässigen: Revisionssicherheit sicherstellen
Die Archivierung ist bei E-Rechnungen genau wie bei klassischen Papierrechnungen gesetzlich bestimmt .Eine revisionssichere Archivierung ist Pflicht, wird aber oft unterschätzt. Geht eine E-Rechnung verloren oder ist sie nicht regelkonform gespeichert, kann das bei einer Betriebsprüfung teuer werden. Nutzen Sie daher ein Dokumentenmanagementsystem, das die gesetzlich geforderte sichere Ablage gewährleistet und den schnellen Zugriff auf Rechnungen ermöglicht.
Die gotomaxx bietet mit PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV eine effiziente Lösung zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen. Diese Lösung ist nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrierbar und sorgt dafür, dass E-Rechnungen im richtigen Format erstellt und sicher archiviert werden.
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4. Partner und Lieferanten nicht einbinden: Kommunikation als Schlüssel
Die E-Rechnung betrifft nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Geschäftspartner. Stimmen Sie sich daher rechtzeitig mit Lieferanten und Kunden ab. Klären Sie, welches Datenformat genutzt wird (z. B. XRechnung, ZUGFeRD), und stellen Sie sicher, dass die technischen Schnittstellen kompatibel sind. Nur so kann der reibungslose Austausch von Rechnungen funktionieren. Eine frühzeitige Kommunikation mit den Geschäftspartnern schafft somit einen reibungslosen Ablauf beim Wechsel in die Digitalisierung.
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5. Pflichtangaben vergessen: Vollständige Rechnungsdaten sicherstellen
Eine der häufigsten Fehlerquellen sind unvollständige oder fehlerhafte Pflichtangaben auf E-Rechnungen. Diese können dazu führen, dass die Rechnung nicht akzeptiert wird. Orientieren Sie sich an den sogenannten BT-Feldern, die genau festlegen, welche Informationen enthalten sein müssen. Tools wie die von gotomaxx helfen, die richtigen Daten korrekt einzupflegen.
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6. Fehlende Schulung der Mitarbeitenden: Know-how als Erfolgsfaktor
Technik allein reicht nicht – Ihre Mitarbeitenden müssen die E-Rechnung verstehen und sicher anwenden können. Oft wird unterschätzt, wie viel Wissen für die Umstellung erforderlich ist. Unsicherheiten und Fehlbedienungen führen dann zu Verzögerungen oder fehlerhaften Rechnungen. Gerade bei der Einführung neuer Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD tauchen häufig Fragen auf. Zudem kann fehlendes Verständnis für die gesetzlichen Anforderungen dazu führen, dass Rechnungen unvollständig oder nicht prüfungssicher ausgestellt werden.
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Fazit
Frühzeitige Planung ist der Schlüssel Die Einführung der E-Rechnung kann Unternehmen enorm voranbringen – wenn sie gut vorbereitet ist. Wer rechtzeitig startet, Prozesse digitalisiert, auf die richtige Archivierung achtet und seine Partner ins Boot holt, ist auf der sicheren Seite. Dann wird die E-Rechnung nicht zur Stolperfalle, sondern zum Turbo für Ihr Rechnungswesen.
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