Die 10 größten Mythen zur E-Rechnung – und was wirklich stimmt
Die E-Rechnung gewinnt zunehmend an Bedeutung, insbesondere durch gesetzliche Vorgaben und die Digitalisierung des Rechnungswesens. Doch rund um das Thema gibt es zahlreiche Missverständnisse. Viele Unternehmen sind unsicher, was tatsächlich eine E-Rechnung ist, welche Anforderungen gelten und welche Pflichten bestehen. In diesem Artikel räumen wir mit den zehn größten Mythen auf und zeigen, worauf es wirklich ankommt.
1. E-Rechnung und digitale Rechnung sind dasselbe.
Falsch – Eine digitale Rechnung kann grundsätzlich jedes elektronische Dokument sein, das eine Rechnung darstellt – also ein PDF, ein Word-Dokument oder ein gescannter Beleg. Eine E-Rechnung hingegen muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, damit sie maschinell verarbeitet werden kann. Dies ermöglicht eine automatisierte Buchhaltung und eine effizientere Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, was einfache PDFs oder Scans nicht leisten können.
2. Ein PDF mit eingebettetem XML ist immer eine gültige E-Rechnung.
Falsch – Es stimmt zwar, dass hybride Formate wie ZUGFeRD sowohl ein menschenlesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthalten können, doch nicht jedes dieser Dokumente erfüllt automatisch die gesetzlichen Vorgaben für eine E-Rechnung. Wenn das XML-Dokument nicht korrekt strukturiert oder fehlerhaft eingebettet ist, kann es dazu führen, dass die Rechnung von Behörden oder Geschäftspartnern nicht anerkannt wird. Eine sorgfältige Prüfung und die Einhaltung der geltenden Standards sind daher unerlässlich.
3. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Rechnungen – auch für Kleinbetragsrechnungen.
Falsch – In Deutschland gibt es gesetzliche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Insbesondere Kleinbetragsrechnungen unter 250€ sowie Rechnungen im B2C-Bereich sind häufig davon ausgenommen. Das bedeutet, dass nicht jede Rechnung zwangsweise in einem strukturierten Format vorliegen muss. Unternehmen sollten jedoch genau prüfen, ob ihre Rechnungen unter diese Ausnahmen fallen, um möglichen Verstößen vorzubeugen.
4. Jedes EU-Land hat dieselben Anforderungen an E-Rechnungen.
Falsch – Zwar gibt es mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU eine allgemeine Grundlage für E-Rechnungen, doch die Umsetzung variiert von Land zu Land. Deutschland verwendet beispielsweise das XRechnungs-Format, während in Italien FatturaPA zum Einsatz kommt. Unternehmen, die international tätig sind, sollten sich daher über die spezifischen Anforderungen in den jeweiligen Ländern informieren, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
Erfahren Sie, wie die E-Rechnung in der EU harmonisiert wird.
5. Eine Papierrechnung kann nachträglich in eine E-Rechnung umgewandelt werden.
Teilweise richtig – Eine eingesannte Papierrechnung wird zwar zu einer digitalen Rechnung, aber nicht automatisch zu einer E-Rechnung. Damit eine echte E-Rechnung daraus entsteht, müssen strukturierte Daten generiert werden, die den entsprechenden Standards entsprechen. Dies kann durch spezielle Softwarelösungen erfolgen, die den Rechnungsinhalt extrahieren und in das gewünschte E-Rechnungsformat umwandeln. Dennoch ist es oft besser, E-Rechnungen direkt zu erstellen, um mögliche Fehlerquellen zu vermeiden.
6. Jede Software kann E-Rechnungen korrekt verarbeiten.
Falsch – Viele gängige ERP- und Buchhaltungssysteme sind nicht standardmäßig für die Verarbeitung von E-Rechnungen in strukturierten Formaten ausgerüstet. Oftmals sind spezielle Module, Plugins oder Schnittstellen erforderlich, um E-Rechnungen korrekt zu importieren und weiterzuverarbeiten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme mit den gängigen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD kompatibel sind, um einen reibungslosen Rechnungsprozess zu gewährleisten.
7. E-Rechnungen müssen immer mit einer digitalen Signatur versehen sein.
Falsch – Eine digitale Signatur ist in vielen Fällen nicht zwingend erforderlich. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verlangt keine digitale Signatur, solange die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung anderweitig sichergestellt ist, beispielsweise durch interne Kontrollverfahren. Einige Länder oder Branchen können jedoch eigene Anforderungen an digitale Signaturen stellen. Unternehmen sollten sich daher über die jeweiligen nationalen Vorschriften informieren.
8. Man kann E-Rechnungen einfach in einer Excel-Tabelle archivieren.
Falsch – Eine einfache Speicherung in einer Excel-Tabelle erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen. Gesetzliche Vorgaben verlangen, dass Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum unverändert, vollständig und jederzeit abrufbar aufbewahrt werden. Hierfür sind spezielle Archivierungssysteme oder Dokumentenmanagementlösungen erforderlich, die eine gesetzeskonforme Aufbewahrung gewährleisten.
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9. Wer eine E-Rechnung verschickt, muss sicherstellen, dass der Empfänger sie verarbeiten kann.
Falsch – Die Verantwortung für die Verarbeitung einer E-Rechnung liegt grundsätzlich beim Empfänger. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet sind, sicherstellen müssen, dass sie technisch in der Lage sind, die Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wer eine E-Rechnung ausstellt, muss jedoch sicherstellen, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht, damit sie vom Empfänger akzeptiert wird.
10. Unternehmen müssen ihre alten Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln.
Falsch – Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft ausschließlich neue Rechnungen, die ab dem Zeitpunkt der gesetzlichen Einführung ausgestellt werden. Bereits archivierte Rechnungen müssen nicht rückwirkend in ein strukturiertes Format konvertiert werden. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass ihre neuen Rechnungen den geltenden Anforderungen entsprechen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
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