Wenn Sie Ihre Angebote rausschicken oder Ihre Geschäftspost versenden, dann geschieht das nur selten auf einem blanken Papier ohne Design und ohne Anhänge. Auch Ihre Firma hat gestaltetes Briefpapier, das im Sinne der Corporate Identity bei den Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern für einen Widererkennungswert sorgt. Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen sogar mehrere Designs, etwa wenn Sie unterschiedliche Marken vertreiben.
Doch verwenden alle Ihre Mitarbeiter die richtigen Vorlagen, oder kommt da ab und zu etwas durcheinander? Was ist mit Bestandteilen wie den AGB? Verwenden alle Abteilungen die neueste Version? Und wie lange dauert es, bis alle Kollegen nach Änderungen auch wirklich die neue Ausführung rausschicken? Es gibt eine Lösung, mit der Ihre ganze Firma immer die richtigen Vorlagen und die aktuellsten Versionen angehängter Dokumente verwendet: PDFMAILER7
Das Programm ist einfach zu bedienen und erleichtert mit seinen nützlichen Features die Arbeit im Büro. Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem PDFMAILER jedes Dokument im Handumdrehen mit passendem Briefpapier und Bestandteilen wie AGB versehen.
BRIEFPAPIER FÜR JEDEN ANLASS
Das Briefpapier einer Firma hat zwar mit Blick auf ein einheitliches Erscheinungsbild ähnliche Elemente wie das Logo oder den Schriftzug, aber es sieht nicht für alle Arten der Geschäftspost gleich aus. Rechnungen unterscheiden sich von Verträgen, Werbung von Angeboten und Gehaltsabrechnungen von Anschreiben. Sie haben also unter Umständen verschiedene Dokumenten-Designs, die Ihre Mitarbeiter auswählen müssen, bevor sie die Geschäftspost drucken. Dieses Vorgehen ist lästig, zeitraubend und produziert Fehler. Nicht jeder Mitarbeiter kennt die Vorgaben für die Designs und hält sich daran. Im Ergebnis stellt sich Ihre Geschäftspost den Kunden und Geschäftspartnern nicht einheitlich dar.
Im PDFMAILER haben Sie die Möglichkeit, Briefpapiere und Vorlagen für jeden Zweck zu hinterlegen. Der jeweilige Mitarbeiter muss nur noch das richtige Design anklicken und schon sehen Rechnungen und Angebote gleich aus und Anschreiben wirken einheitlich. Über Steuerzeichen können Sie die Auswahl der Vorlagen auch automatisieren. Sie steuern so das Aussehen und die Bestandteile für einzelne Dokumententypen und Versandwege. Ein solcher „Bestandteil“ können beispielsweise die AGB sein.
AGB ALS ANHANG
Im PDFMAILER können Sie auch einen Bestandteil für die zweite Seite anwählen. Dies sind zum Beispiel die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die vor allem im Zusammenspiel mit Geschäftspartnern relevant sind. Sie werden zum Beispiel als gesonderte Datei einem ersten Angebot angehängt. Auch hier ist der Aufwand mit dem PDFMAILER sehr gering – ein Klick genügt.
WEITERE ANHÄNGE
Im PDFMAILER können Sie automatisch über Steuerzeichen oder manuell durch Auswahl auch weitere Bestandteile hinzufügen. So hängen Sie dem Anschreiben eine Rechnung an, oder Sie versenden die Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter mit einer Einladung zur nächsten Firmenfeier. Ihren Mitarbeitern bleiben so das umständliche Auswählen und Ausdrucken von AGB und anderen Bestandteilen erspart.
Noch ein Vorteil: Sollten sich die AGB oder andere Dokumente ändern, werden sie nur einmal neu hinterlegt. Es kommt nicht mehr vor, dass einige Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind und andere versehentlich die alten Dokumente verwenden.
Der PDFMAILER erspart Ihnen so eine Menge Arbeit, Geld und Nerven und er reduziert mögliche Fehler auf ein absolutes Minimum.
