Der optimale Weg zur Erstellung, Versand & Empfang von ZUGFeRD XML oder XRechnung
Erzeugen Sie mühelos E-Rechnungen mit PDFMAILER
Effiziente ZUGFeRD- und XRechnungserstellung direkt aus Ihrem ERP-System.
E-Rechnung erzeugen – Der optimale Weg
Mit PDFMAILER und Ihrer ERP-Software erstellen und versenden Sie E-Rechnungen schnell und effizient. Erfahren Sie hier, wie einfach der Prozess ist und welche Vorteile er bietet.
Die Herausforderung der E-Rechnungserstellung
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung gerecht zu werden. Die Erstellung und der Versand von ZUGFeRD und XRechnungen erfordern präzise und strukturierte Daten. Ohne die richtigen Tools kann dieser Prozess zeitaufwändig und fehleranfällig sein.
Die Lösung: PDFMAILER für E-Rechnungen
Der Druckertreibers PDFMAILER bietet eine nahtlose Integration in Ihr ERP-System und nutzt Mapping- und Steuercodes, um alle relevanten Daten zu verarbeiten. Dies ermöglicht eine schnelle und korrekte Erstellung von ZUGFeRD- und XRechnungen.
Sie haben kein ERP-Lösungen und arbeiten mit Word & Excel? Informieren Sie sich hier über Ihre E-Rechnungslösung
E-Rechnung erzeugen:
Der optimale Weg um ZUGFeRD & XRechnungen zu erstellen, zu versenden und im Eingang zu verarbeiten
Schritt für Schritt zur perfekten E-Rechnung
Rechnung im ERP-System erstellen:
Der Prozess beginnt mit der Erstellung einer Rechnung im ERP-System. Der Benutzer gibt alle relevanten Rechnungsdaten wie Artikel, Menge, Preise und Kundendaten ein.
Datenübergabe an PDFMAILER über Mapping- und Steuercodes:
Drucken Sie die Rechnung direkt über den Druckertreiber PDFMAILER. Das Vorschaufenster öffnet sich.
Speziell in der ERP-Software hinterlegte Mapping- und Steuercodes werden mit dem Beleg übergeben und kennzeichnen alle für die E-Rechnung relevanten Daten.
Auch komplexe Verarbeitungsschritte können durch diese Codes abgebildet und gesteuert werden.
Diese Codes sorgen dafür, dass alle notwendigen Informationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge und Steuersätze, korrekt an den PDFMAILER übergeben werden.
Erstellung: E-Rechnung erzeugen
Der PDFMAILER nutzt die übergebenen Daten und Codes, um das E-Rechnung-Dokument zu erzeugen.
Fehlen Daten, zeigt PDFMAILER dies direkt an, um eine Korrektur vorzunehmen.
Das Dokument wird empfängerorientiert erstellt und individuell auf die Anforderungen des Empfängers zugeschnitten.
Briefpapier und zusätzliche Beilagen werden automatisch hinzugefügt.
Die relevanten XML-Daten für ZUGFeRD oder XRechnung werden ebenfalls generiert und in das Dokument eingebettet.
Versand der E-Rechnung:
Die fertige E-Rechnung wird dann über den PDFMAILER per Mail direkt an den Empfänger verschickt.
Der Versand erfolgt als ZUGFeRD XML oder XRechnung, je nach den Anforderungen des Empfängers und der gesetzlichen Vorgaben.
Dabei wird auch die Leitweg-ID verwendet, um sicherzustellen, dass die XRechnung korrekt zugestellt und weiterverarbeitet wird.
Empfang der Rechnung:
Die empfangene Rechnung kann dann über PDFMAILER.ARCHIV empfangen. Hierfür stellt das Archiv eine individuelle Empfangsmailadresse bereit, um die Zuordnung zu erleichtern.
Eine Sichtprüfung, Zuordnung und Archivierung der eingehenden E-Rechnungen kann manuell und auf Wunsch automatisiert erfolgen.
Wird die eigehende E-Rechnung an das ERP-System des Empfängers zur Weiterverarbeitung übergeben (API Token notwendig), können Auf diese Weise alle Dokumente ggf. automatisch verbucht werden, da wichtige Informationen wie Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten erkannt werden, um Vorschläge für die Verbuchung zu generieren.
Zusammenfassung
Der beschriebene Prozess ermöglicht eine einfache und effiziente Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen direkt aus dem ERP-System heraus. Die Verwendung des PDFMAILER Druckertreibers und die Integration von Mapping- und Steuercodes gewährleisten, dass alle notwendigen Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Dies führt zu einer nahtlosen und automatisierten Erstellung und dem Versand von ZUGFeRD XML und XRechnung, die den Anforderungen moderner, digitalisierter Geschäftsprozesse entsprechen.
ERP im Beispiel-Workflow: SoftENGINE ERP-SUITE
Ihre Vorteile auf einen Blick
Einfache Handhabung:
Erstellen Sie E-Rechnungen direkt aus Ihrem ERP-System, einfach mit Hilfe des simplen Druckertreibers PDFMAILER.
Zeitersparnis:
Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand.
Rechtskonformität:
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an ZUGFeRD und XRechnung.
Effizienzsteigerung:
Optimierte Rechnungsprozesse im Eingangs- und Ausgangsbereich.
Zukunftssicher:
Anpassung an zukünftige gesetzliche Vorgaben und EU-Vorschriften.
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