Wie verschicken Sie Ihre Tagespost? Vermutlich drucken jedes Büro und jede Abteilung die dort anfallenden Anschreiben und Dokumente aus. Die werden dann von den Mitarbeitern gefaltet, kuvertiert und frankiert. Schließlich kümmert sich das Sekretariat oder ein zuständiger Kollege um den Versand der Briefe. Ein recht aufwändiger Vorgang mit Investitionen in Papier, Druckertinte oder -toner, Umschläge, Briefmarken und Fahrtkosten zur Post. Wer sich dem digitalen Wandel anpasst, hat da enorme Vorteile. Grundsätzlich stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, die allesamt einfacher sind, schneller gehen und weniger Kosten verursachen.
E-MAIL: RUCKZUCK BEIM EMPFÄNGER
Die meisten Unternehmen werden Teile Ihrer Geschäftspost inzwischen auch per E-Mail verschicken. Meist handelt es sich aber um einfache Inhalte wie Produktblätter, Newsletter oder Aktionen. Persönliche Anschreiben, Rechnungen, Belege oder Verträge landen meist im Briefumschlag, weil der Versand vermeintlich sicherer ist. Das stimmt aber nicht. Briefe können verloren gehen oder von Unbefugten geöffnet werden. Auch die Dokumente selbst sind nicht dauerhaft geschützt, denn Papier ist empfindlich. Feuer, Wasser oder auch nur die Tasse Kaffee auf dem Schreibtisch, die überschwappt, können ein Dokument zerstören. Die digitale Variante ist also wesentlich beständiger. Eine E-Mail kommt außerdem sofort nach dem Absenden beim Empfänger an und kostet kein Porto. Für den Datenschutz sorgen Verschlüsselungen, die nur der befugte Empfänger öffnen kann. E-Mails sind also im Bereich der Geschäftspost sicherer, beständiger, schneller und günstiger.
HYBRIDPOST: NIE WIEDER EINTÜTEN!
Einige Kunden werden Ihre Geschäftspost dennoch lieber auf klassischem Weg erhalten. Trotzdem helfen hier moderne Lösungen, zu sparen. Das Zauberwort heißt „Hybridpost“. Ihre Mitarbeiter schicken die digitalen Dokumente per Knopfdruck an einen Dienstleister. Der kümmert sich um den Rest. Ihre Geschäftspost wird ausgeduckt, kuvertiert, frankiert und verschickt. Ihre Mitarbeiter haben also ab dem Moment, in dem das Dokument übermittelt wird, keine Arbeit mehr mit der Geschäftspost. Sicherheit geht auch in den Druck-, Frankier- und Versandzentren der Dienstleister vor, die für den notwendigen Datenschutz sorgen. Der zusätzliche Service spart sogar Geld, denn die spezialisierten Dienstleister können niedrigere Preise anbieten. Hybridpost lohnt sich besonders bei Massenaussendungen, aber auch die Tagespost kann teilautomatisiert oder per Autopilot verschickt werden. Entsprechende Befehle werden im Hintergrund hinterlegt. Der PDFMAILER bietet hierfür einfache Optionen. Mit dem Versand über Hybridpost spart Ihr Unternehmen also ebenfalls Zeit und Geld.
PORTALE: HIER GEHT NICHTS VERLOREN
Ein eigenes Portal für Mitarbeiter und Geschäftskunden ist die modernste Lösung für die Tagespost. Sie kann zusätzlich zu den anderen Methoden oder ausschließlich genutzt werden. Jeder Empfänger erhält einen eigenen Account auf dem Portal und kann sich mit seinem persönlichen Passwort einloggen. Schon werden ihm seine Dokumente zur Ansicht oder zum Ausdrucken angezeigt. Die meisten Firmen informieren per E-Mail, wenn neue Dokumente hochgeladen wurden. Der Vorteil: Der Empfänger muss keine E-Mail-Anhänge öffnen. Die werden oftmals für Phishing missbraucht, bei dem Schadsoftware auf den Computer gelangt. Durch den Benachrichtigungsservice in Kombination mit dem Portal bieten Sie den Empfängern maximale Sicherheit. Außerdem können Dokumente mit dieser Methode dauerhaft eingesehen und heruntergeladen werden. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, den Empfängern in deren Account personalisierte Angebote zu machen oder Werbung anzuzeigen.
Was Sie jetzt noch brauchen, um auf eine der kosten- und zeitsparenden Methoden umzusteigen, ist eine passende Software, die bezahlbar ist und reibungslos funktioniert. Wir empfehlen Ihnen unseren PDFMAILER, der alle Vorteile moderner Geschäftspost bietet.
