Sie kennen die nervigen Betrugsmails im E-Mail-Postfach, bei denen ein reicher Geschäftsmann aus einem fernen Land dringend Ihre Hilfe braucht, um sein Vermögen zu retten. Er verspricht Ihnen großen Reichtum und wenn Sie darauf eingehen, dann sind Sie schnell sehr viel Geld los. Kaum jemand fällt heute noch auf diese Masche rein. Allerdings werden die Internetbetrüger immer raffinierter und die sogenannten Phishing Mails bekommen eine Qualität, bei der auch Profis zweimal hinschauen müssen.
In der Folge werden Unternehmen und Verbraucher immer vorsichtiger, wenn sie Anhänge oder Links im Postfach sehen, denn über diese beiden „Tore“ verschaffen sich Hacker Zugang zu persönlichen Daten oder installieren Schadsoftware. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern einfach und gestalten Sie Ihre Geschäftspost so, dass sie als „echt“ erkannt wird und niemand Gefahren vermutet.
SCHENKEN SIE IHREN KUNDEN SICHERHEIT
Keine Anhänge öffnen! Nicht auf Links klicken! Das ist die pauschale Ansage für alle Mails, die irgendwie verdächtig erscheinen. Das haben Sie sicher auch Ihren Mitarbeitern in Schulungen erklärt. Die meisten User haben diese beiden Ratschläge verinnerlicht. Für Sie und Ihre digitale Geschäftspost bedeutet das aber auch, dass Sie den Empfängern irgendwie signalisieren müssen, dass Sie tatsächlich der Absender der Mail sind.
GEWOHNHEIT GIBT SICHERHEIT
Bringen Sie – wenn möglich –- Routinen in Ihren Postversand, auf die sich die Empfänger verlassen können. In erster Linie sollten Sie die Betreffzeile, die Absenderadresse und die Versandzeit beibehalten. Schicken Sie beispielsweise immer am 5. eines Monats um 8 Uhr Gehaltsabrechnungen oder Rechnungen raus. Verwenden Sie dabei immer das gleiche System für die Betreffzeile, also etwa „Ihre Gehaltsabrechnung – MONAT – FIRMA X“. Kommt eine vermeintliche Gehaltsabrechnung an einem anderen Tag zu einer anderen Uhrzeit mit einem anderen Betreff und von einer anderen Absenderadresse ist der Mitarbeiter sofort gewarnt.
WÄHLEN SIE EINE PERSÖNLICHE ANDREDE
Ein weiteres Indiz dafür, dass es sich um eine echte E-Mail handelt, ist die Personalisierung. Schicken Sie keine Massenmail mit einer allgemeinen Anrede raus, sondern sprechen Sie Ihre Empfänger persönlich mit Namen an. Allerdings gibt es inzwischen auch schon einige Phishing Mails, die die Namen der Empfänger beinhalten und sogar vortäuschen, von einer dem Empfänger bekannten Person zu kommen. Dennoch sollten Sie auf die Personalisierung nicht verzichten. Vielleicht können Sie auch weitere persönliche Hinweise gebe, wie ein Rückblick auf die letzte Bestellung oder eine Kundennummer. Alles, was Außenstehende nicht wissen können, ist ein Indiz für die Integrität Ihrer Mail.
VERMEIDEN SIE E-MAILS MIT ANHANG
Am allerbesten können Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner schützen, wenn Sie gar keine Anhänge versenden. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten: Portal oder Postversand. Ein Portal können Sie Ihren Empfängern in Kombination mit PDFMAILER ganz einfach anbieten. Die versenden dann nur noch die Nachricht, dass ein neues Dokument im Account liegt und der Empfänger kann sich mit seinem persönlichen Kennwort einloggen und die Geschäftspost herunterladen.
Auch der klassische Versandweg per Post ist mit PDFMAILER kaum aufwändiger als der Versand einer E-Mail. Mit wenigen Klicks fügen Sie in der Druckfunktion, mit der PDFMAILER verbunden ist, Briefpapier, Anlagen wie AGB oder andere Dokumente zu Ihrem Schreiben hinzu. Sie können es dann in Sekundenschnelle als Hybridbrief verschicken. Hier fallen zwar im Gegensatz zur Mail Portogebühren an, aber die Sicherheit Ihrer Empfänger geht schließlich vor!
