Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Alles, was Unternehmen über die EN 16931 wissen müssen
Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsverarbeitung keinen Halt. Ab 2025 tritt in Europa die E-Rechnungspflicht in Kraft – geregelt durch die europäische Norm EN 16931. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Norm, warum wurde sie eingeführt, und wie können Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten? In diesem Blogbeitrag finden Sie alle wichtigen Informationen.
Was ist die Norm EN 16931?
Die EN 16931 ist ein europaweiter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Rechnungen im Geschäftsverkehr. Entwickelt vom Europäischen Komitee für Normung (CEN), definiert sie die Anforderungen an ein einheitliches und strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Damit wird der grenzüberschreitende Austausch von E-Rechnungen in Europa harmonisiert.
Die Norm legt fest, welche Daten in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und wie diese strukturiert sein sollen. Zu den Pflichtbestandteilen gehören unter anderem:
- Verkäufer- und Käuferinformationen
- Rechnungsnummer und -datum
- Lieferdetails
- Artikelbeschreibung, Mengen und Preise
- Steuerinformationen
Die Basis bildet ein XML-Format, das sicherstellt, dass alle relevanten Informationen standardisiert bereitgestellt werden – unabhängig von der technischen Infrastruktur des Rechnungsstellers oder -empfängers
Warum wurde die EN 16931 eingeführt?
Die EN 16931 ist Teil der Digitalisierungsstrategie der EU und wurde eingeführt, um Ineffizienzen und Inkompatibilitäten bei der Rechnungsverarbeitung zu beseitigen. Vor ihrer Einführung existierten zahlreiche nationale Formate, die den internationalen Handel erschwerten. Die Norm löst dieses Problem durch folgende Vorteile:
1. Standardisierung
Ein einheitliches Format, das in allen EU-Mitgliedstaaten gültig ist, erleichtert den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.
2. Effizienzgewinn
Dank der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Zeit und Kosten sparen.
3. Fehlerreduktion
Die Vorgabe eines festen Datenmodells minimiert Eingabefehler und sorgt für reibungslose Abläufe.
4. Rechtssicherheit
Mit der EN 16931 wird sichergestellt, dass E-Rechnungen in der gesamten EU rechtskonform sind.
Ziele der EN 16931
Die Norm verfolgt klare Ziele, um den elektronischen Rechnungsverkehr zu optimieren:
- Förderung der Digitalisierung: Papierbasierte Rechnungen sollen durch umweltfreundliche elektronische Varianten ersetzt werden.
- Erleichterung des internationalen Handels: Einheitliche Standards reduzieren Komplexität im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.
- Verbesserung interner Prozesse: Automatisierte Abläufe sparen Zeit und verbessern den Cashflow.
- Kostensenkung: Der Verzicht auf Druck, Versand und Lagerung reduziert Betriebskosten.
Was Unternehmen beachten müssen
Die Umsetzung der EN 16931 erfordert Anpassungen in den Rechnungsprozessen. Folgende Aspekte sind entscheidend:
1. Umstellung auf standardisierte Formate
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format erstellen und empfangen kann. Die beiden gängigsten Formate sind:
- XRechnung: Ein vollständig strukturiertes XML-Format, ideal für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.
2. Mitarbeiterschulungen
Ihr Team sollte die Anforderungen der EN 16931 kennen, um die neuen Prozesse effektiv umzusetzen.
3. Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Digitale Tools wie der PDFMAILER Druckertreiber von gotomaxx können die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen erheblich vereinfachen.
4. Technische Infrastruktur prüfen
Überprüfen Sie, ob Ihre IT-Systeme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Sichere Übertragungswege und die Integration in Buchhaltungssysteme sind essenziell.
5. Revisionssichere Archivierung
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher archiviert werden. Halten Sie sich an die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).
Vorteile der EN 16931 für Unternehmen
Die Einführung der EN 16931 bringt zahlreiche Vorteile:
- Zeiteinsparung: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Bearbeitung und reduzieren Zahlungsfristen.
- Kosteneffizienz: Weniger manuelle Arbeit sowie Einsparungen bei Druck und Versand senken Betriebskosten.
- Transparenz: Einheitliche Datenmodelle verbessern die Nachverfolgbarkeit von Rechnungen.
- Rechtssicherheit: Die Einhaltung der EU-Vorgaben bietet Unternehmen mehr Sicherheit.
Fazit
Die EN 16931 ist ein entscheidender Schritt hin zu effizienteren und moderneren Rechnungsprozessen. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu standardisieren, zu automatisieren und langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist es wichtiger denn je, rechtzeitig zu handeln und die Anforderungen der Norm umzusetzen.
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