Haben Sie bereits die erste ZUGFeRD-Rechnung erhalten? Das müssen Unternehmen 2025 beachten!
Das Jahr 2025 markiert einen entscheidenden Wendepunkt für Unternehmen in Deutschland: Die E-Rechnungspflicht tritt in Kraft. Besonders im B2B-Bereich bedeutet das, dass Unternehmen elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren müssen. Doch wie genau gehen Unternehmen mit diesen Rechnungen um? Und wie können Lösungen wie PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx sie dabei unterstützen?
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das zwei Welten vereint:
- PDF-Datei: Ein visuell lesbares Dokument, das alle Rechnungsdetails für den menschlichen Leser enthält.
- XML-Daten: Maschinenlesbare Daten, die für die automatisierte Verarbeitung und den Vorsteuerabzug erforderlich sind.
Das ZUGFeRD-Format ermöglicht es, Rechnungen sowohl manuell zu prüfen als auch automatisiert zu verarbeiten.
Was tun, wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten?
Schritt 1: Elektronischer Empfang sicherstellen
Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, ZUGFeRD-Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen. Dafür benötigen Sie:
- Ein elektronisches Postfach, das speziell für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet ist.
- Oder eine Softwarelösung wie PDFMAILER.ARCHIV, die den gesamten Empfangsprozess automatisiert.
Mit PDFMAILER.ARCHIV können Sie:
- ZUGFeRD-Rechnungen sicher empfangen,
- XML-Daten automatisch erkennen und verarbeiten,
- Die Belege direkt revisionssicher archivieren.
Schritt 2: Prüfung und Verarbeitung der Rechnung
Nachdem die ZUGFeRD-Rechnung empfangen wurde, sind folgende Schritte wichtig:
- Visuelle Prüfung: Das PDF-Dokument ermöglicht eine manuelle Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig sind.
- Maschinelle Verarbeitung der XML-Daten: Die XML-Daten werden direkt in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem eingelesen. Falls keine direkte Integration vorhanden ist, bietet PDFMAILER.ARCHIV die Möglichkeit, die XML-Daten zu visualisieren, manuell zu prüfen und weiterzuverarbeiten.
Schritt 3: Revisionssichere Archivierung der XML-Datei
Die XML-Daten sind essenziell für den Vorsteuerabzug. Eine unsachgemäße Archivierung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug bei einer Steuerprüfung nicht anerkannt wird.
Mit PDFMAILER.ARCHIV stellen Sie sicher, dass:
- Die XML-Daten unverändert und gesetzeskonform archiviert werden,
- Alle Daten bei einer Betriebsprüfung problemlos vorgelegt werden können,
- Die Belege jederzeit leicht auffindbar sind.
Schritt 4: Integration in bestehende Systeme
Die Integration von PDFMAILER.ARCHIV in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung. Die XML-Daten können direkt übernommen werden, was die Effizienz steigert und Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert.
Fazit: Mit PDFMAILER.ARCHIV auf der sicheren Seite
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 verlangt von Unternehmen nicht nur, ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen, sondern diese auch rechtskonform zu verarbeiten und zu archivieren. Mit PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx profitieren Sie von einer Lösung, die:
- Die sichere und revisionssichere Archivierung Ihrer XML-Daten gewährleistet,
- Den Vorsteuerabzug sicherstellt,
- Ihre internen Prozesse durch Automatisierung deutlich effizienter gestaltet.
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht 2025!
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