Kann ich auch nach 2025 noch Rechnungen in Word oder Excel erstellen? 

Ja, auch nach dem 1. Januar 2025 können Unternehmen weiterhin ihre Rechnungen in Word oder Excel erstellen. Es gibt jedoch eine wichtige Voraussetzung: Ab 2027 (bzw. spätestens 2028) müssen diese Dokumente in ein gesetzlich konformes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung umgewandelt werden. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. In diesem Blogartikel beleuchten wir, warum dies wichtig ist und wie Unternehmen diesen Prozess einfach umsetzen können, ohne ihre Arbeitsabläufe grundlegend zu verändern. 

Warum müssen Word- oder Excel-Rechnungen nach 2027 konvertiert werden? 

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil der Bemühungen, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und zu automatisieren. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, damit sie von den Empfängersystemen automatisch verarbeitet werden können. Dies gilt für die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die speziell entwickelt wurden, um diese Anforderungen zu erfüllen. 

Word und Excel sind unstrukturierte Formate, die manuell verarbeitet werden müssen. Um jedoch den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, müssen diese Dokumente nach ihrer Erstellung in ein strukturiertes Format umgewandelt werden, damit Buchhaltungs- und ERP-Systeme sie automatisch lesen und verarbeiten können.

Wie funktioniert die Umwandlung in ZUGFeRD oder XRechnung? 

Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihre gewohnten Programme wie Word oder Excel weiterhin verwenden können. Der entscheidende Schritt erfolgt im Anschluss an die Erstellung der Rechnung: Diese Dokumente muss man in ein gesetzlich konformes Format umwandeln. Hier kommt eine Software wie PDFMAILER von gotomaxx ins Spiel. 

PDFMAILER und die automatische Umwandlung 

PDFMAILER konvertiert automatisch Rechnungen, die Sie in Word oder Excel erstellen, in das richtige Format (ZUGFeRD oder XRechnung). Dadurch müssen Unternehmen ihre Arbeitsabläufe nicht ändern, sondern können weiterhin in den vertrauten Programmen arbeiten. 

  • ZUGFeRD kombiniert eine visuelle PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei und ist ideal, um sowohl menschliche Leser als auch automatisierte Systeme gleichzeitig zu bedienen.
  • XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für öffentliche Auftraggeber und Behörden vorgesehen ist und besonders im öffentlichen Sektor relevant ist.

Vorteile der Nutzung von PDFMAILER für KMUs 

PDFMAILER bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) die Möglichkeit, die E-Rechnungsanforderungen zu erfüllen, ohne ihre bestehenden Prozesse drastisch verändern zu müssen. Hier einige Vorteile: 

  1. Automatische Konvertierung: PDFMAILER wandelt Rechnungen, die in ERP, Word oder Excel erstellt werden, automatisch in das gesetzeskonforme Format (ZUGFeRD oder XRechnung) um. 
  2. Integration in bestehende Systeme: PDFMAILER lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, sodass keine zusätzlichen manuellen Schritte erforderlich sind. 
  3. Effizienzsteigerung: Die automatische Konvertierung spart Zeit und reduziert Fehler. 
  4. Gesetzeskonformität: PDFMAILER stellt sicher, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  5. Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung ist einfach zu bedienen und erfordert keine umfangreichen technischen Kenntnisse. 

Illustration der Webinar-Seite; Frau informiert sich über die E-Rechnung per Webinar

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie funktioniert PDFMAILER für Word- oder Excel-Rechnungen? 

  1. Erstellung der Rechnung

Erstellen Sie die Rechnung in Word oder Excel, wie Sie es gewohnt sind. Anschließend fügen Sie alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Preis und Steuerbeträge hinzu. 

  1. Druck über PDFMAILER

Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, wählen Sie PDFMAILER als Drucker aus, denn PDFMAILER agiert als virtueller Drucker und wandelt die Datei automatisch in das gewünschte E-Rechnungsformat um.

  1. Konvertierung in ZUGFeRD oder XRechnung

PDFMAILER erkennt automatisch die relevanten Rechnungsdaten und konvertiert sie im Hintergrund in das gesetzeskonforme Format, während der KI-Assistent hilft, fehlende Daten zu ergänzen und so den Prozess effizienter zu gestalten.

  1. Versand und Archivierung

Nach der Umwandlung wird die Rechnung über verschiedene Kanäle (E-Mail, Portal) versendet und gleichzeitig revisionssicher archiviert. 

Fazit: Flexibilität und Konformität auch nach 2027 

Auch nach 2027 können Unternehmen weiterhin Rechnungen in Word oder Excel erstellen, solange sie eine Lösung wie PDFMAILER verwenden, um diese Dokumente in das gesetzliche E-Rechnungsformat zu konvertieren. PDFMAILER ermöglicht es, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, ohne die gewohnten Arbeitsabläufe ändern zu müssen. 

Mit PDFMAILER sind Unternehmen bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet und profitieren von der nahtlosen Integration, sowie der automatisierten Umwandlung und der einfachen Handhabung. 

Link zu weiteren Informationen 

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