So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die
E-Rechnungspflicht 2025 vor 

Die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 wird für viele Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland eine zentrale Umstellung bedeuten. Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Bereiten Sie Ihr Unternehmen mit dieser klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung vor, um sicherzustellen, dass Sie sie Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht entsprechen.

  1. Verstehen Sie die Anforderungen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen. Das bedeutet, dass die Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format vorliegen müssen, um automatisch in Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet zu werden. Wichtig ist zudem, die E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren, insbesondere die XML-Daten, die für die maschinelle Verarbeitung benötigt werden. 

Wichtige Punkte – So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht 2025 vor: 

  • Sicherstellen eines elektronischen Empfangs (z.B. über PDFMAILER.ARCHIV oder ein elektronisches Postfach) 
  • Revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen, insbesondere der XML-Daten 

  1. Einrichtung eines elektronischen Postfachs

Um elektronische Rechnungen empfangen zu können, benötigen Sie ein Postfach, das maschinenlesbare Rechnungen aufnimmt. Das kann ein einfaches E-Mail-Postfach sein, oder eine spezielle Software wie PDFMAILER.ARCHIV, die den Empfang und die anschließende Archivierung der Rechnungen ermöglicht. PDFMAILER.ARCHIV bietet dabei den Vorteil, die Rechnungen direkt und sicher zu archivieren, was die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. 

  1. Revisionssichere Archivierung sicherstellen

Die revisionssichere Archivierung ist ein essenzieller Bestandteil der E-Rechnungspflicht, wobei Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar speichern müssen. Softwarelösungen wie PDFMAILER.ARCHIV stellen sicher, dass alle Dokumente sicher abgelegt und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können. 

  1. Schulung der Mitarbeiter

Es ist unerlässlich, alle Mitarbeiter, die mit dem Empfang und der Verarbeitung von E-Rechnungen zu tun haben, zu schulen. Ein wichtiges Ziel der Schulung ist es, sicherzustellen, dass XML-Dateien nicht als Spam angesehen und korrekt verarbeitet werden. Mitarbeiter müssen erkennen, dass solche Rechnungen echte Geschäftsdokumente sind, die weiterverarbeitet werden müssen. 

Tipp: Setzen Sie auf automatisierte Lösungen wie PDFMAILER.ARCHIV, die den größten Teil der Arbeit übernehmen und sicherstellen, dass Rechnungen korrekt verarbeitet und archiviert werden. 

  1. Buchung ohne Beleg

Ab 2025 wird das Konzept der „Buchung ohne Beleg“ für viele Buchhalter zur Realität. Das bedeutet, dass es keinen physischen Papierbeleg mehr gibt. Alle Rechnungen liegen nur noch in digitaler Form vor, was den Buchhaltungsprozess effizienter, aber auch anspruchsvoller macht. Eine zuverlässige Software wie PDFMAILER.ARCHIV ist hier entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen korrekt verarbeitet und gespeichert werden. 

  1. Nutzen Sie für die Umstellung die Vorteile von PDFMAILER

Mit PDFMAILER.ARCHIV bietet gotomaxx eine umfassende Lösung, die Unternehmen bei der Einhaltung der E-Rechnungspflicht unterstützt. Die Software erleichtert den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen und stellt sicher, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Zusätzlich können Sie mit PDFMAILER auch E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen und versenden, was den gesamten Rechnungsprozess automatisiert und optimiert. 

Vorteile von PDFMAILER: 

Checkliste Icon mit der Überschrift E-Rechnung

        • Einrichtung eines elektronischen Postfachs für den Empfang von E-Rechnungen 
        • Automatische Konvertierung in ZUGFeRD oder XRechnung 
        • Revisionssichere Archivierung 
        • Nahtlose Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme 

Fazit: Gut vorbereitet in die E-Rechnungspflicht starten 

Die E-Rechnungspflicht erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Mit einem elektronischen Postfach, einer sicheren Archivierung und gut geschulten Mitarbeitern legen Sie den Grundstein für eine reibungslose Umsetzung. PDFMAILER von gotomaxx bietet eine vollständige Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre Prozesse zu optimieren. 

So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht 2025 vor! 

Vertrauen Sie auf einen erfahrenen Partner: Mit gotomaxx steht Ihnen ein Softwareanbieter zur Seite, der seit 1998 im Bereich elektronischer Geschäftsdokumente tätig ist und hilft Ihnen, die E-Rechnungspflicht zu meistern und gleichzeitig Ihre internen Abläufe zu optimieren. 

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