Schlüsseldaten und Fristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht: Was Sie wissen müssen
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland wird der Rechnungsverkehr im B2B-Bereich grundlegend digitalisiert. Unternehmen müssen bestimmte Fristen und Schlüsseldaten beachten, um gesetzeskonform zu handeln. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Meilensteine und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig darauf vorbereiten können.
Fristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Dies gilt besonders für Unternehmen im B2B-Bereich und für inländische Umsätze. Ab diesem Datum können Unternehmen nicht mehr dem Empfang von E-Rechnungen widersprechen – sie müssen in der Lage sein, diese anzunehmen. Die E-Rechnungen müssen dabei in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen.
Wichtig: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Dies setzt ein elektronisches Postfach sowie eine Softwarelösung zur Verarbeitung der E-Rechnungen, wie etwa PDFMAILER.ARCHIV, voraus.
Übergangsfrist bis Ende 2026: Freie Wahl beim Rechnungsversand
Bis zum 31. Dezember 2026 haben Unternehmen die Wahl, ob sie weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte PDF-Rechnungen versenden. In dieser Übergangszeit dürfen Unternehmen noch frei wählen, ob sie E-Rechnungen oder traditionelle Rechnungen versenden. Dennoch wird empfohlen, bereits in dieser Phase auf E-Rechnungen umzustellen, um rechtzeitig die internen Prozesse zu optimieren.
Tipp: Mit einer Softwarelösung wie PDFMAILER von gotomaxx können Unternehmen den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung über den Versand bis hin zur Archivierung – automatisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass sie rechtzeitig den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
Ab dem 1. Januar 2027: Versandpflicht für E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 EUR verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronischen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung zu versenden. Unstrukturierte Rechnungen in Form von PDF oder Papier werden dann nicht mehr akzeptiert.
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 EUR gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2028. Unternehmen sollten also spätestens 2026 damit beginnen, ihre Rechnungsprozesse auf E-Rechnungen umzustellen, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Ab dem 1. Januar 2028: Verbot unstrukturierter Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2028 wird der Versand von unstrukturierten Rechnungen (Papier oder PDF ohne maschinenlesbare Daten) vollständig untersagt. Dies gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen ab diesem Datum nur noch in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen.
Tipp: Eine frühzeitige Umstellung auf E-Rechnungen und die Nutzung einer entsprechenden Softwarelösung wie PDFMAILER von gotomaxx gewährleistet, dass Ihr Unternehmen den Anforderungen auch nach 2028 problemlos gerecht wird.
Kurz und kompakt: Alle Fristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht
- Ab dem 1. Januar 2025:
Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. - Bis zum 31. Dezember 2026:
Unternehmen haben die Wahl, weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte PDF-Rechnungen zu versenden. - Ab dem 1. Januar 2027:
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 EUR sind verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronischen Formaten zu versenden. - Ab dem 1. Januar 2028:
Der Versand unstrukturierter Rechnungen (Papier oder PDF ohne maschinenlesbare Daten) ist vollständig untersagt, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Fristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht – so hilft PDFMAILER von gotomaxx, die Fristen einzuhalten
PDFMAILER von gotomaxx bietet eine umfassende Lösung, um die E-Rechnungsanforderungen und Fristen einzuhalten. Die Software ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen in den gesetzlich geforderten Formaten (ZUGFeRD und XRechnung) zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Darüber hinaus sorgt PDFMAILER für eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen, sodass alle Aufbewahrungspflichten problemlos erfüllt sind.
Vorteile von PDFMAILER:
- Automatisierte Konvertierung: Rechnungen, die in Office-Dokumenten oder ERP-Systemen erstellt wurden, werden automatisch in das passende E-Rechnungsformat umgewandelt.
- Nahtlose Integration: PDFMAILER lässt sich problemlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, sodass Unternehmen ihre Prozesse nicht grundlegend ändern müssen.
- Revisionssichere Archivierung: Die Software bietet eine gesetzeskonforme Archivierung der E-Rechnungen, die jederzeit abrufbar ist.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung bringt für Unternehmen neue Fristen und Anforderungen mit sich. Um den Übergang reibungslos zu gestalten, ist es wichtig, frühzeitig auf die neuen Vorgaben zu reagieren. PDFMAILER von gotomaxx unterstützt Unternehmen dabei, die Fristen einzuhalten und rechtzeitig auf die neuen Anforderungen zu reagieren. Mit PDFMAILER können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch ihre internen Abläufe effizienter gestalten und Kosten sparen.
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