Hauenstein, 05.09.2024
E-Rechnungen empfangen? E-Rechnungspflicht ab 2025 – Was Unternehmen jetzt tun müssen
Können Sie bereits E-Rechnungen empfangen & verarbeiten?
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich verpflichtend. Dies betrifft in erster Linie den Empfang elektronischer Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen ihrer Lieferanten in den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung, die sog. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In diesem Blogbeitrag erhalten Sie eine Übersicht darüber, was konkret umzusetzen ist, und eine hilfreiche Checkliste, um Ihr Unternehmen rechtzeitig vorzubereiten.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?
Ab 2025 dürfen Unternehmen den Empfang von elektronischen Rechnungen nicht mehr ablehnen. Die sogenannte Empfangspflicht verpflichtet alle Unternehmen, inländische B2B-Rechnungen in elektronischer Form zu akzeptieren und zu verarbeiten. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen selbst E-Rechnungen versendet oder nicht.
Die elektronischen Rechnungen werden in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung bereitgestellt, die maschinell lesbar sind und sich automatisiert verarbeiten lassen. Das Ziel ist es, den gesamten Rechnungsprozess effizienter, transparenter und steuerrechtlich einfacher zu gestalten. Unternehmen müssen sich auf diesen Wandel vorbereiten, indem sie die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen ergreifen.
E-Rechnungen empfangen
Welche Schritte müssen bis zum 1. Januar 2025 umgesetzt werden?
Damit Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 erfüllen, sind folgende Schritte essenziell:
- E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im XML-Format zu empfangen. Dies erfordert unter Umständen Anpassungen in der IT-Infrastruktur oder die Integration neuer Softwarelösungen, die diese Formate unterstützen. - Revisionssichere Archivierung
Die empfangenen E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass die Rechnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (ggf. ab 1.1.25 nur noch 8 Jahre) unveränderbar gespeichert werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivsysteme diesen Anforderungen genügen. - ERP-Integration zur Verarbeitung der XML-Daten
Um E-Rechnungen effizient zu verarbeiten, sollte das ERP- oder Buchhaltungssystem in der Lage sein, die Daten aus den strukturierten Formaten automatisch zu verarbeiten. Dies erleichtert die Buchhaltung und reduziert manuelle Eingriffe, was die Effizienz erhöht und Fehler minimiert.
Checkliste zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht:
- E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang einrichten
Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein. Diese sollte Ihren Lieferanten mitgeteilt werden, sodass alle Rechnungen zentral gesammelt und empfangen werden können. - Revisionssicheres Archivierungssystem verwenden
Überprüfen Sie Ihr aktuelles Archivsystem. Es muss sicherstellen, dass Rechnungen für 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Falls nötig, implementieren Sie ein revisionssicheres System, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. - ERP- oder Buchhaltungssystem anpassen
Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System die empfangenen XML-Daten korrekt auslesen und verarbeiten kann. Dies ist oft durch Software-Updates oder die Integration spezialisierter Schnittstellen (APIs) möglich. - Stammdaten aktualisieren
Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Lieferantenstammdaten (wie IBAN, USt-ID) sowie Ihre Artikelstammdaten. Eine genaue und vollständige Datengrundlage erleichtert die Verarbeitung der E-Rechnungen erheblich. - Schulungen für Mitarbeiter
Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf den neuen Prozess vor. Es ist wichtig, dass Ihr Buchhaltungspersonal versteht, wie E-Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden. Unsere Schulungen finden Sie hier.
Was sind die Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier- und Portokosten sowie durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
- Effizienzsteigerung: Die maschinelle Lesbarkeit von E-Rechnungen ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Verarbeitung in der Buchhaltung.
- Nachhaltigkeit: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt zu umweltfreundlichen Geschäftsprozessen bei.
FAQ zur E-Rechnungspflicht ab 2025
- Betrifft die E-Rechnungspflicht alle Unternehmen?
Ja, alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind und inländische Umsätze erzielen, sind ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. - Kann ich den Empfang von E-Rechnungen ablehnen?
Nein, ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen nicht mehr ablehnen. Es besteht eine gesetzliche Empfangspflicht. - Welche Formate sind zulässig?
ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigen Formate, die maschinenlesbar sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Was passiert, wenn ich die Vorgaben nicht erfülle?
Unternehmen, die die Vorgaben nicht umsetzen, riskieren rechtliche Konsequenzen und betriebliche Schwierigkeiten, wie Verzögerungen im Zahlungsverkehr oder Probleme bei der Steuerprüfung. - Wie kann ich meine Rechnungen revisionssicher archivieren?
Sie benötigen ein Archivierungssystem, das sicherstellt, dass die Rechnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. - Weitere FAQs lesen Sie hier
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vor und nutzen Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen!
